Dans notre Guide pour la création de communiqués de presse 2.0, nous vous expliquions ce que devait contenir un communiqué, comment le diffuser et vous proposions 5 modèles de communiqués. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur le modèle évènementiel. En effet, quel que soit l’événement que vous souhaitez organiser, il est nécessaire de communiquer autour de cette action, et le communiqué de presse en ligne apparait comme un moyen pratique et efficace de le faire. Mais quelles informations doit-il contenir ? Sous quel format ?
Informations
Les informations contenues dans le communiqué doivent répondre aux cinq questions suivantes : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ?
Qui organise l’évènement ?
La personne qui reçoit le communiqué doit en l’ouvrant, immédiatement savoir de qui il provient. Faites en sorte que le logo de votre entreprise apparaisse en gros, en haut du document, pour que ce soit une des premières informations retenues par le receveur. De plus, ajoutez les coordonnées de votre entreprise ainsi que celles de la personne à contacter pour des informations supplémentaires.
De quel évènement s’agit-il ?
Un afterwork ou un petit déjeuner ? Une conférence ou un gala ? Indiquez clairement le type d’évènement auquel vous conviez vos invités, pour que ceux-ci préparent leurs questions en cas de conférence ou la tenue vestimentaire adaptée pour un gala.
Le lieu et la date de l’évènement
Ces informations doivent absolument être mises en avant. Répétez-les plusieurs fois, mettez-les en couleur, en gras ou insérez-les directement dans le titre : bref, il faut que la personne recevant le communiqué n’ai pas à les chercher, mais qu’elles lui sautent aux yeux immédiatement.
Pourquoi faites-vous cet évènement ?
Enfin, et c’est le plus important, expliquez le but de l’évènement. En effet, pourquoi les conviez-vous ? Annonce de votre entreprise, conférence sur un thème précis, nouveau produit, fête annuelle… Le but du communiqué étant tout de même que la personne invitée se déplace, vous devez rendre la chose aussi intéressante et alléchante que possible et réussir à attisez la curiosité de votre lecteur pour qu’il ait envie d’y assister. Ainsi, si l’un de vos intervenants est une personne connue (au moins dans le milieu) ou si une personne célèbre sera présente à votre gala, insistez bien sur ce fait en le mettant en avant dans votre communiqué.
Format
Le titre
Je mets le titre dans la partie « format » et non « informations » car ce n’est pas une information supplémentaire, mais un résumé du corps de texte. En effet même si le titre est placé en haut de votre communiqué, nous vous conseillons de le rédigez après avoir écrit votre corps de texte. Si vous l’écrivez avant vous risquez d’y mettre une information et de ne pas la repréciser dans la suite du communiqué. Concernant le format, il faut que le titre ressorte du texte bien évidemment, donc écrivez-le en gros, voire en gras et coloré (un titre quoi ;) )
Charte graphique et logo de votre entreprise
Comme nous l’avons déjà précisé dans le « Qui » des informations, votre communiqué doit utiliser la charte graphique et le logo de votre entreprise de manière à assurer l’homogénéité de vos différentes actions de communication et que vos lecteurs vous identifient immédiatement, ou qu’ils apprennent à le faire. Dans le cas où l’événement est organisé par deux entreprises, il faut aussi que cela soit clair d’un point de vue visuel (insérez les deux logos). Même chose dans la situation où une entreprise organise l’événement tandis que d’autres sont partenaires, il faut réussir à le représenter "visuellement".
Confirmation de participation
Insérez un lien pour collecter les réponses directement dans le communiqué : cela évite à la personne de répondre au mail, et surtout il est beaucoup plus facile pour vous de gérer les réponses et le nombre d’invités.
Carte d’accès au lieu
Insérez sur le côté un petit plan d’accès sous forme de lien vers une Maps, ainsi l’invité peut voir l’adresse mais aussi le chemin à faire pour y parvenir.
Lien d’informations en ligne
Sur le côté, indiquez les ressources online associées à cet événement : si vous avez créé un hashtag pour centraliser les discussions, les éventuelles vidéos en streaming, les forums de discussions….
